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メール送信オプションの操作方法

このツールは広告代理店様向けの機能です。

このツールでは、レポート送付先の顧客の情報をあらかじめ登録しておくことで、毎月・毎週の顧客へのレポート送付業務を簡略化することができます。

1.基本の操作

1.1.顧客を登録する

まずは顧客情報を登録します。画面右上の「顧客情報を追加」ボタンをクリックしてください。

 

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顧客情報を以下の要領で入力して、「顧客情報を追加」ボタンをクリックします。

  • 顧客名:顧客を判別できる名前を自由に設定
  • 宛先:レポート送付先のメールアドレスと、To/Ccの種別を設定
  • 状態のリセット:レポート送付のタイミングに合わせて、「毎月1日」「毎週月曜」などに設定

 

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登録が完了すると、トップの顧客一覧画面および一つの顧客を選択したあとで表示される画面(顧客詳細画面)は以下のようになります。

 

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1.2.共有リンクを設定する

このツールには「ストレージ」機能が搭載されており、ストレージ上の特定のフォルダを顧客に紐付けておく ことにより、毎月・毎週のレポートの送付業務を定型化します。

ストレージ上の任意のフォルダは 「共有リンク」として限定公開することができます。 (Dropbox等の一般的なクラウドストレージサービスが提供する「共有リンク」と同様の機能です。)

まずは、この顧客のレポート格納に使用するフォルダをストレージ上に作成 し、そのフォルダを共有リンク化 しておきましょう。

共有リンクを作成する

メニューから「ストレージ」をクリックしてください。

 

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ストレージの画面が開いたら、下図のフォルダ作成ボタンから、顧客のレポートを格納するためのフォルダを新規作成します。

 

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次に、このフォルダを「共有リンク」化します。右側にある「共有…」ボタンをクリックしてください。

 

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すると、パスワードを設定するためのポップアップウィンドウが表示されますので、顧客ごとに一意な、推測されにくいパスワードを設定して、「共有リンクを作成」ボタンをクリックしてください。

 

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以下のようなポップアップウィンドウが表示されたら、共有リンクの作成は完了です。ここに表示されているURLと、先ほど設定したパスワードを知っている人に限り、このフォルダを閲覧することが可能になります。

ここでは、特にこのURLを覚えておく必要はありませんので、「OK」ボタンをクリックして閉じてください。

 

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顧客に共有リンクを紐付ける

では、再びメール送信オプションに戻って、先ほど作成した共有リンクを顧客に紐づけましょう。

顧客詳細画面を開いて、「共有リンクを設定」というリンクをクリックしてください。

 

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すると、以下のような画面が表示され、あなたのストレージ上に存在するすべての共有リンクが一覧で表示されます。
対象のフォルダを選択して、「共有リンクを紐付け」ボタンをクリックしてください。

 

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確認画面が表示されますので、「顧客と共有リンクを紐付ける」ボタンをクリックしてください。

 

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以下のように「設定済み共有リンク」という表記に変われば、紐付け完了です。

 

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顧客詳細画面に戻ると、「共有リンク」の欄が以下のように変化しています。

 

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ここで、「ログイン画面」リンクをクリックすると、実際に顧客がレポートをダウンロードする際に見る画面 が表示されます。カッコ内に表示されているパスワードを入力すると、フォルダの中身が閲覧できます。

 

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あとは、ストレージ上で当該フォルダに任意のファイルを保存したり削除したりすれば、自動的に顧客が閲覧するフォルダ内にもそれが反映されます。

「APIレポート作成」でレポートの出力先フォルダを設定する

これだけだと、ストレージへのレポートファイルの保存自体は手動で実施する必要がありますが、APIレポート作成 と連携すればそれも自動化できます。

APIレポート作成を利用している方は、当該の顧客向けの 「レポート設定」 画面を開いてください。

左下の「出力設定」の中に「出力先フォルダ」という項目があり、初期状態では「ルートディレクトリ」が設定されています。これを、先ほどストレージ上に作った当該顧客のレポートを格納するためのフォルダに変更します。

「変更…」ボタンをクリックしてください。

 

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すると、フォルダ選択のためのポップアップウィンドウが表示されますので、+ アイコンをクリックしてフォルダの中身を展開していき、目的のフォルダを選択してください。選択したら、「OK」ボタンをクリックしてください。

 

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以下のように、出力先フォルダが変更されたことを確認したら、「保存」ボタンをクリックしてレポート設定を保存してください。

 

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これで、このレポート設定によって自動生成されたレポートが、顧客のフォルダに自動的に保存されるため、メール送信オプション側では何もしなくても、常に最新のレポートExcelファイルが顧客と紐づくことになります。

1.3.メールテンプレートを登録する

次に、レポートを送付する際のメール本文のテンプレートを作成します。

メールテンプレートには、全ての顧客共通で使われる デフォルトメールテンプレート と、顧客ごとに文面をカスタマイズする場合に使う 個別メールテンプレート があります。

まずは、デフォルトメールテンプレートを作成します。

顧客詳細画面の右側にある「デフォルトメールテンプレートを作成」ボタンをクリックしてください。

デフォルトメールテンプレート作成画面が表示されますので、以下の要領で入力して、「保存する」ボタンをクリックしてください。

 

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メールのタイトルおよび本文には 特殊なパラメータ が使用できます。

パラメータ名 意味
{顧客名} 顧客ごとに設定されている「顧客名」が挿入されます
{パートナー名} 顧客ごとに設定されている「パートナー名」が挿入されます
{宛名} 顧客ごとに設定されている「顧客名」と「パートナー名」を元に、{パートナー名} {顧客名} と並べた文字列が挿入されます
{共有リンク_URL} 顧客がレポートをダウンロードするための「共有リンク」のURLが挿入されます
{共有リンク_パスワード} 顧客がレポートをダウンロードするための「共有リンク」のパスワードが挿入されます

デフォルトメールテンプレートが作成された状態で再度、顧客詳細画面を表示すると、以下のようにメール本文のプレビューが表示されます。
タイトルや本文内で使われているパラメータは、実際の値に置き換わった状態で表示されています。

 

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個別メールテンプレートを登録する

デフォルトメールテンプレートが存在している状態で、顧客詳細画面右側の「個別メールテンプレートを作成」ボタンをクリックすると、その顧客専用の個別メールテンプレートを作成することができます。

例えば以下のような内容で作成して保存します。

 

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すると、この顧客についてはメールのプレビュー表示が以下のように変化します。

 

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1.4.レポートメールを送信する

最後に、実際にレポートメールを送信する方法をご説明します。

送信する方法は以下の2通りあります。

  • 顧客一覧画面からまとめて送信
  • 顧客詳細画面から単発で送信

顧客一覧画面からまとめて送信

通常の代理店様のレポーティング業務では、月次なら月次のタイミングで多数の顧客に一斉にレポートメールを送付する必要があるかと思います。
このツールは、基本的にそのようなケースで使用されることを想定して作られています。

仮に、以下のように2つの顧客が登録されているとします。

 

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レポートメールを一斉送信するには、送信したい対象の顧客を全てチェックし、画面左下のドロップダウンリストから「メールを送信する」を選択し、「実行」ボタンをクリックします。

 

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しかし、実はこの状態で「実行」ボタンをクリックすると、以下のようなエラーが表示され、メール送信は行われません。

 

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このツールでは、意図しないメールの送信による顧客トラブルを防ぐため、正しい手順を踏まなければメール送信ができないようになっているのです。

顧客には「状態」があり、「送信待ち」という状態でない顧客は、まだレポートを送付してはいけないものという扱いになります。

状態には以下の4種類があります。

  • 未完了
  • 送信待ち
  • 完了
  • 停止中

レポート一斉送信までの基本的な作業の流れは以下のようになります。

  1. はじめはすべての顧客が「未完了」状態となっている
  2. (必要に応じて)各顧客ごとに自動で生成されたレポートExcelの内容に問題がないか等を目視でチェックする
  3. 運用者自身が「レポートメールを送信してよい」と判断した顧客について、状態を「送信待ち」に変更する(※後述)
  4. すべての顧客が「送信待ち」状態になったら、レポートメールを一斉送信する
  5. メールが送信された顧客は、自動的に「完了」状態に変更される

ところで、顧客を新規登録したときに、以下のように設定したのを覚えていますでしょうか。

 

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顧客は、登録直後には「未完了」という状態になっており、また、設定されている「毎月1日」というスケジュールで、自動的に状態が「未完了」にリセットされます。

これにより、毎月・毎週のレポーティング業務に着手する際、常に『すべての顧客が「未完了」状態となっている』という環境を用意することができるというわけです。

複数の顧客の状態をまとめて変更することも可能なので、顧客の「送信待ち」状態への変更にはそれを活用すると便利です。

対象の顧客を選択して、画面左下のドロップダウンリストから「送信待ちにする」を選択して「実行」してください。

 

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状態が「送信待ち」になっていれば、「メールを送信する」が実行できます。

 

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メールを送信した顧客は自動的に「完了」状態に変化していますね。

このように、「未完了」「送信待ち」「完了」という3つの状態を適切に使い分けることで、安全かつ効率的にレポート一斉送付業務を遂行することができるというわけです。

なお、「停止中」という状態は、「終了した案件だけど、また再開する可能性もあるし、メール送信オプションから顧客自体を削除はしたくない」といった場合に設定しておくための状態です。大規模な代理店様以外は、あまり使う機会がないかもしれません。「停止中」の顧客は、顧客一覧画面にデフォルトでは表示されなくなります。

顧客詳細画面から単発で送信

また、顧客ごとの詳細画面から直接メール送信する方法もあります。

以下の「メールを送信」ボタンをクリックするだけで、この顧客宛のレポートメールが送信されます。

 

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この方法では、状態が「送信待ち」でなくてもメールの送信が可能です。 誤って送信してしまわないようご注意ください。

特別な理由で単発で送信したい場合以外は、基本的にはこの送信方法を使う機会は少ないかと思います。

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